25 februar 2020 – Trige Forsamlingshus
Klokken 19:30 – 21:30
| Der var deltagelse fra 64 pct. af grundejerforeningensmedlemmer – enten ved fysisk fremmøde eller ved fuldmagt. Der var 32 hustande repræsenteret ved fysisk fremmødeBestyrelsen kvitterede for den flotte deltagelse. |
- Valg af dirigent
Næstformand Anders Horst Petersen valgt til dirigent
- Bestyrelsens beretning om det forløbne år.
Året i bestyrelsen har gået uden de større problemer. Et rigtig fint samarbejde og en god kommunikation har præget det daglige arbejde i bestyrelsen. Foreningen som helhed er i rigtig god forfatning; økonomien er god, der er styr på de overordnede linjer og der er en meget stor generel tilfredshed med det at bo i området. Alt i alt noget som vi som bestyrelse kan mærke i vores daglige arbejde.
Eneste rigtig store arbejdspunkt for bestyrelsen i indeværende år, har været at få afsluttet (så godt som vi nu kunne), sagen med Zebrabyg, som vil blive gennemgået i detaljer senere. I den forbindelse vil jeg gerne takke jer alle sammen/ dem der mødte op til den ekstraordinære GF vi afholdte ifb. med sommerfesten. Dejligt at så mange mødte op, og gav deres besyv med. At det så betød at jeg som formand og vi som bestyrelse måtte gå en anden vej, end vi måske selv gerne ville, taler jo kun til, at vi er gode til at tale om tingene, og at det foregår på en ordentlig måde.
Der var ingen spørgsmål/kommentarer til formandens beretning
- Aflæggelse af regnskab og budget v. bestyrelsen (se vedlagte)
Kassererens skriftlig beretning og syn på det kommende budgetår.
2019: Året startede med manglende adgang til foreningens konto grundet flere måneders sagsbehandlingstid fra banken. Derefter ventede et større oprydningsarbejde. Flere dages arbejdes har resulteret i en samlet indkrævning på lidt over 30.000 kr. Beløbet dækker over manglende betalinger og kommunen skyldte grundejerforeningen fx 7100 kr. Der er også tilbagebetalt til folk, som fx hver gang havde betalt 800 kr.
Sidst i august var der endelig skabt overblik med mht. kontingent. Desværre har tendensen været, at de samme 9-10 huse ikke har betalt til tiden. Den negative tendens fortsatte desværre i Q4, hvor der manglede kontingent indbetaling for 19 huse. Nogle af dem var undskyldt som nye naboer, men for resten det simpelthen utilfredsstillende. Det tager simpelthen for meget tid at kontakte folk mv. Derfor en forsat klar anbefaling, at der laves en fast overførsel. Det kræver blotet besøg i netbanken eller et opkald til banken.
Grundet bl.a. det store tidsforbrug måtte vi i en enig bestyrelse desværre gøre brug af rykkergebyr samt renter. Det har ikke givet problemer og alle skyldnere har betalt rykkerne.
Derfor er indtægter i form af kontingenter noget højere end de forventede 126.000 kr. Desuden har 11 huse i december betalt for Q1 2020 og det beløb indgår i 2019 regnskabet.
Udgifterne til Zebra Byg sagen / advokatomkostninger er fordelt på:
Dømte 18.000 kr. til Bertrams advokat
34.375 kr. til vores advokat.
2020: Her overgår vi til årlig betaling. Husk at ændre overførslen til 2000 kr. i april måned.
I skrivende stund (09.02.20) har alle nu betalt for Q1 2020. Der blev igen gjort brug af rykkere og foretaget et indkrævningsarbejde. Et hus mangler at betale 110 kr. for rykker / rente.
Der skal nævnes få ting i Drift budgettet:
Årsbalancens plus på 31.573,20 kr. skyldes, at vi i 2020 overgår til årlig betaling. Beløbet stemmer med Q1 betalingen på 31.500 kr., som jo udgår i 2021. Grunden til at kontingent i 2020 er sat til 116.000 kr., er ud fra et forslag om at bestyrelsesmedlemmer ikke skal betale kontingent.
Der er indhentet til fra NCC til vejfonden. Dagens oliepriser gør at vi pt. sparer nok op til fremtidig vedligehold af vores veje.
Der er i vintermånederne afsat 4000 kr. til snedrydning / saltning pr. måned. Beløbet er højere i november, fordi der betales et årligt vintergebyr. De sidste par år har der ikke været yderligere udgifter til vinterbekæmpelse. Derfor ved vi faktisk ikke med sikkerhed hvad det vil koste os det år, hvor Kong vinter rammer os. Derfor er det rigtig sundt med en god økonomi med pt. over 200.000 kr. på drift kontoen. Der er pt. ca 75.000 kr. indbetalt til vejfonden.
Både årsregnskab og budget blev godkendt.
HUSK INDBETALING AF ÅRLIGT KONTINGENT GÆLDENDE FRA APRIL. DER SKAL INDBETALES 2000 KR. SOM DÆKKER KONTINGENT FREM TIL APRIL 2021.
Der var spørgsmål til hvornår den sidste asfalt forventes at blive lagt. Efter aftale med Aarhus kommune forventes det at ske i foråret 2020 på de to resterende stikveje.
- Rettidige indkommende forslag fra medlemmerne.
- Belysning på stisystemet på fællesarealet (Daniel nr 23)*
Uddybning af projektet
Belysning af det sorte/mørke område ved stien ud mod Bærmosehøjen og søen til fordel for gående, løbende, hundeluftere samt bilister og beboer der færdes. Dette er for at skabe tryghed og hygge ved at man kan se frem foran sig og i øvrigt se den smule natur vi har lige foran os hver dag i stedet for at se ud i mørket. I øvrigt nemmere for hundeejere at samle lort op (det er åbenbart et problem for nogle at se deres hundes Høm Høm og lader det ligge). Der er tale om 15 stk. 40 cm høje lamper i sort, som nedgraves på den ene side af stien. Lampen lyser 360 grader rundt.
*Bestyrelsen ønsker mandat til at gå videre med projektet. Et konkret tilbud, såfremt vi får lov af kommunen, hvilket slet ikke er sikkert, ligger på ca 100.000 kr.*
Forslaget blev præsenteret af forslagsstiller og efterfølgende drøftet. Der er indhentet tilbud på ca. 109.000 kr. for installation af 15 lamper langs med stisystemet på fællesarealet. Dertil kommer en forventet årlig driftsudgift til strøm på ca. 1000 kr.
Grund til den samlede pris er gravearbejde, installation, mange meter kabler samt det forhold at lamper i den fornødne kvalitet er dyre. Tilbuddet vurderes derfor meget rimelig.
Ved afstemning var der 30 som stemte ja til at der arbejdes videre med at undersøge muligheden for at etablere belysning. 26 stemte nej, mens 17 stemmer var blanke.
Der arbejdes derfor videre med forskellige løsninger. Der kræver dog en beslutning på en kommende generalforsamling at etablere belysning såfremt finansieringen sker med midler fra grundejerforeningen.
- Info om sagen med Zebrabyg
Formanden redegjorde kort for sagens forløb og afslutning som følge af beslutningen på den ekstraordinære generalforsamling den 24. august 2019. Der har ikke været nogen efterfølgende respons fra Zebra Byg/Anders Bertram og der er ikke i bestyrelsen viden om at der er dannet en selvstændig grundejerforening for Pilehegnet.
- Info om Projekt Bypark
Projektet er umiddelbart skrinlagt fordi der ikke har meldt sig til deltagere som ønsker at bidrage til at arbejde videre med planerne.
- Årsberetning fra vores ”sociale udvalg”
Der har været afholdt Sommerfest på fællesarealet (den 24. august) og nytårskur i Trige forsamlingshus (18. januar). Begge arrangementer med succes. Husk at bakke op. Der er plads til flere medlemmer som vil deltage i det sociale udvalg.
Der er på det sociale udvalgs initiativ indkøbt et redskabsskur til opbevaring af grundejerforeningens telt og lamper.
Det blev foreslået at teltet vil kunne lånes ud til foreningens medlemmer i forbindelse med arrangementer for et mindre beløb. Udlånet vil ske for låners egen risiko.
Der skal fastsættes nærmere betingelser for udlån.
Der var bred anerkendelse af det sociale udvalgs arbejde i årets løb og stor ros for indsatsen.
- Punkter til afstemning:
Grundet at punkterne 8.a og 8.b krævede vedtægtsændringer og dermed deltagelse af 2/3 af foreningens medlemmer, var det ikke muligt at sætte disse punkter til afstemning på den ordinære generalforsamling. De blev derfor udsat til den ekstraordinære generalforsamling der var indkaldt til i forlængelse af den ordinære generalforsamlings afholdelse.
- Kontingentfritagelse for bestyrelsesmedlemmer*
- Omstrukturering af bestyrelsens sammensætning*
- Indkøb af hjertestarter*
Pkt. 8.c om indkøb af hjertestarter blev godkendt med 66 stemmer for, ingen imod og 7 blanke stemmer
Det foreslås at hjertestarteren, hvis muligt installeres i det redskabsrum hvor foreningens telt opbevares. Dette undersøges.
- Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
- Følgende er på valg (hvis de ønsker genopstilling): Anders (nr 9), Kristian (nr 1), Tim (nr. 59)
Alle tre kandidater stillede sig til rådighed for genvalg. Da der ikke var andre som ønskede valg til bestyrelsen, var der genvalg.
- Følgende sidder min. ét år mere: Dennis (nr. 13), Esben (nr. 115)
- Eventuelt
Der er enkelte spørgsmål til Eventuelt.
Nedskæring af træer ved trekant grund? Er sket efter aftale mellem ejer og Aarhus kommune.
Spørgsmål til Aarhus kommune angående den store ”engsø”. Anlægsarbejdet er umiddelbart afsluttet. Det er uklart om der skal ske yderligere etablering i forbindelse med projektet.
Referatet er godkendt af dirigent (næstformand) og formand!